Comment gérer les congés de ses salariés sans affecter la production ?

Le droit de congé est l’un des privilèges auxquels les travailleurs français jouissent. Copiée dans la plupart de ses anciennes colonies, l’Hexagone dispose d’une législation qui protège au mieux les employés. Elle veille notamment à ce que le personnel puisse se ressourcer au moins une fois par an. Ce qui complique parfois la tâche de l’entrepreneur ou de son gestionnaire des ressources humaines. Si ce casse-tête vous concerne, voici quelques conseils qui pourraient vous aider.

Se rapporter aux textes légaux sur le congé

5 semaines de congé, c’est la durée déterminée par le code de travail français. L’employé a le droit de s’absenter pendant 30 jours ouvrables pendant lesquels il sera toujours payé. Les 4 semaines sont obligatoires tous les ans entre le 1er mai et 4 octobre. Le non-respect de cette disposition entraine une sanction dont le paiement d’une amande, en plus du versement de l’équivalent du droit de congé. La cinquième semaine pourra être facultative. Dans le cas où elle n’est pas consommée, ce sera à cumuler pour l’année qui suit ou payée. C’est à l’employeur de planifier les départs en congé en prenant une marge d’un mois à l’avance au minimum. Passé ce délai, il sera impossible de changer les dates sauf pour les circonstances exceptionnelles. Une indemnité doit être versée si l’entreprise rappelle des employés en congé ou annule un départ.

Des astuces pour planifier sans outrepasser la loi

La période de départ du 1er mai au 4 octobre est une date par défaut. Cet intervalle peut être modifié par le biais d’une convention collective née de la concertation entre employés et dirigeants. L’entrepreneur peut aussi imposer. Pour cela, il suffit d’avoir l’aval du représentant du personnel. Ce délégué assure généralement à ce que les acquis sociaux soient respectés. A titre d’exemple, les 12 jours de congé consécutifs doivent être lisibles dans le planning décidé entre les parties concernées. De son côté, le directeur de la société ou son responsable des ressources humaines veillent à ce que les intérêts de l’entreprise soient respectés. Le décideur sera assisté par le responsable de production ou le directeur technique. Tout le monde doit s’assurer à ce que l’entreprise continue de tourner pour pouvoir continuer à payer ses charges, notamment la masse salariale.

Apprendre à faire une planification sous Excel

Plusieurs logiciels de planification ou de Gestion des ressources humaines permettent d’organiser les congés des employés. Cependant, le tableur Microsoft Excel peut très bien faire l’affaire. Il faut un tableau à deux entrées : verticale et horizontale. La liste des employés doit être dressée verticalement sur le coin gauche du classeur. En haut de chaque colonne, il faut mettre les dates. Puis, à l’intérieur du tableau, il faut marquer les jours de congé en veillant à ce que la ligne mise en forme soit celle de la personne concernée. Mettre C dans chaque cellule concernée sera une bonne idée. En effet, il faut aussi mettre des A pour les absences et M pour les congés de maternité. L’essentiel sera de ne pas avoir tout une colonne faite de C, A ou M. Cela signifie que la société ferme.